Cómo mantener el control de su proyecto

CÓMO MANTENER EL CONTROL DE SU PROYECTO

Si usted es un novato o un veterano en la gestión de proyectos, el proceso de mantener el control sobre los proyectos es el mismo: rastrea los detalles del plan del proyecto y los gastos, trata con los miembros del equipo y supervisa el rendimiento.

Siga esta lista de actividades para mantener el control sobre su proyecto, asegúrese de que proceda según el plan y produzca los resultados deseados:

• Reconfirmación del plan: Al comienzo de cada período de desempeño, reafirme con los miembros del equipo las siguientes responsabilidades y compromisos del proyecto que realizaron para el próximo período:
  • Actividades que acordaron realizar
  • Fechas en las que acordaron iniciar y terminar estas actividades
  • Cantidad de esfuerzo-persona que acordaron que tendrán que realizar estas actividades (
• Evaluación del desempeño: Durante el período de desempeño, haga que los miembros del equipo registren información sobre lo siguiente:
  • Productos intermedios y finales terminados
  • Fechas en que llegaron a los hitos
  • Fechas en que comenzaron y terminaron las actividades
  • Número de horas que trabajaron en cada actividad
  • Cantidad de recursos no humanos que utilizaron para cada actividad
  • Los gastos que realizaron para cada actividad

Recoja esta información al final del período de desempeño, compárela con el plan y determine las razones de cualquier diferencia.

• Tomar medidas correctivas: Si es necesario, tome medidas para que el desempeño de su proyecto vuelva a estar de acuerdo con sus planes, o si hacerlo no es posible, cambie los planes para reflejar nuevas expectativas.
• Mantener a la gente informada: Comparta sus logros, problemas y planes futuros con el público de su proyecto.

Inicialmente, puede ser incómodo reconfirmar los compromisos que la gente ha hecho para un próximo período de desempeño porque cree que al hacerlo,

• Sugiere que usted no confía en la persona. Después de todo, la persona se ha comprometido a realizar el trabajo especificado; ¿no le diría si no podía cumplir con ese compromiso?
• Aumenta la probabilidad de que ella diga que no puede cumplir con la promesa original. Le preocupa que plantear el tema en realidad puede alentarla a decir que no puede cumplir sus compromisos.

En la mayoría de los casos, sin embargo, ninguna de las dos situaciones es verdadera. ¿Por qué? Porque …

• Alzar la cuestión no sugiere una falta de confianza; si no confiaste en la persona, ¡no hablarías con ella en absoluto! Hacer el check-in con ella refleja su comprensión de que tal vez no haya tenido la oportunidad de decirle sobre nuevas circunstancias que hacen difícil cumplir sus compromisos.
• Aumentar el problema no aumenta las posibilidades de que ella opte por un compromiso– le compra tiempo. Si la persona no puede realizar de acuerdo a sus promesas, lo encontrará al final del período de rendimiento de todos modos – cuando ella no ha terminado el trabajo. Así que tomar tiempo para reconfirmar realmente proporciona un período completo de desempeño para desarrollar formas alternativas de lidiar con sus nuevas restricciones.

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